Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Viele Lieferanten nutzen zwar noch die Übergangsregeln und schicken Papier oder PDF. Doch die Zahl eingehender XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien wächst – spätestens mit dem Ende der ersten Übergangsfrist zum Jahreswechsel 2026/2027.
Wer eine E-Rechnung empfangen will, braucht kein teures System. Sie sollten aber wissen, wie Sie die Dateien öffnen, prüfen und aufbewahren. Dieser Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, worauf es ankommt.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht für alle: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer.
- E-Mail genügt: Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Ein separates Postfach ist nicht vorgeschrieben.
- Anzeigen: Eine XRechnung ist reines XML und braucht einen Viewer. Bei ZUGFeRD sind die XML-Daten maßgeblich, nicht die PDF.
- Prüfen: Prüfen Sie Format, Geschäftsregeln und Inhalt. Formatfehler können dazu führen, dass keine E-Rechnung vorliegt.
- Aufbewahren: Bewahren Sie mindestens den strukturierten XML-Teil acht Jahre unverändert auf.
Wer eine E-Rechnung empfangen muss
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen kommt gestaffelt bis 2028. Die Empfangsseite war dagegen schon zum 1. Januar 2025 dran. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums (BMF) müssen seitdem alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen.
Ausnahmen sieht die Finanzverwaltung ausdrücklich nicht vor. Betroffen sind zum Beispiel:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie müssen zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können,
- Freiberufler, etwa Ärzte, Architekten oder Rechtsanwälte,
- Vermieter und andere Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen,
- Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
Der Hintergrund: Bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmen darf der Aussteller nach § 14 UStG eine E-Rechnung schicken, ohne vorher Ihre Zustimmung einzuholen. Sie können eine korrekt ausgestellte E-Rechnung deshalb nicht allein wegen ihres Formats zurückweisen. Umgekehrt entscheidet während der Übergangszeit der Aussteller, ob er bereits eine E-Rechnung oder noch eine sonstige Rechnung verschickt. Für Leistungen ab 2028 endet diese Wahlmöglichkeit im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich.
Den Empfang von E-Rechnungen einrichten
Ein E-Mail-Postfach genügt
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Laut BMF reicht für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Ein eigens für E-Rechnungen eingerichtetes Postfach ist nicht erforderlich.
Daneben sind weitere Wege möglich, die Sie mit Ihren Lieferanten vereinbaren können:
- Download über ein Internetportal des Lieferanten,
- Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle,
- Zugriff auf einen gemeinsamen zentralen Speicherort, etwa im Konzern,
- Übergabe auf einem Datenträger.
Praxis-Tipp: eine feste Adresse für Eingangsrechnungen
Auch wenn es nicht vorgeschrieben ist, lohnt sich eine eigene Adresse wie rechnungen@ihre-firma.de. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern, Vertretungen funktionieren reibungslos und Sie können den Eingang leichter an Buchhaltung oder Kanzlei weiterleiten.
Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten mit. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihr Spam-Filter XML-Anhänge nicht blockiert.
Eingegangene E-Rechnungen anzeigen
Eine E-Rechnung ist in erster Linie für Maschinen gemacht. Damit Sie sie lesen können, brauchen Sie eine passende Darstellung.
XRechnung: Viewer erforderlich
Eine XRechnung kommt als reine XML-Datei an. Wenn Sie sie mit einem Texteditor oder Browser öffnen, sehen Sie nur Programmcode. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der die Datenfelder in eine übersichtliche Rechnungsansicht übersetzt. Auch die Finanzverwaltung bietet über das ELSTER-Portal einen kostenlosen E-Rechnungsviewer an.
ZUGFeRD: auf die XML-Daten kommt es an
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF. In der PDF steckt aber eine XML-Datei mit den eigentlichen Rechnungsdaten. Hier gilt eine wichtige Regel: Weichen PDF und XML voneinander ab, sind laut BMF die Daten im strukturierten XML-Teil maßgebend.
Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbstständig zu visualisieren, statt sich nur auf die PDF zu verlassen. Ein Viewer, der ZUGFeRD-Dateien ausliest, zeigt Ihnen genau die Daten, die steuerlich zählen.
Eingegangene E-Rechnungen prüfen
Eine eingehende Rechnung sollten Sie auf drei Ebenen prüfen. Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Einordnung möglicher Fehler präzisiert.
| Prüfebene | Was wird geprüft? | Folge bei Fehlern |
|---|---|---|
| Format | Entspricht die Datei den technischen Vorgaben (Syntax) von XRechnung oder ZUGFeRD? | Bei einem Formatfehler liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. |
| Geschäftsregeln | Sind Pflichtfelder der Norm vorhanden und stimmen Summen und Bezüge? | Betrifft der Fehler keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich. |
| Inhalt | Sind die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und richtig? | Eine inhaltlich fehlerhafte Rechnung ist nicht ordnungsgemäß – auch wenn die technische Prüfung fehlerfrei war. |
Technische Prüfung per Validierung
Format und Geschäftsregeln prüfen Sie mit einem Validator. Er meldet zum Beispiel fehlende Pflichtfelder oder Rechenfehler. Ein Beispiel für einen unkritischen Geschäftsregelfehler ist ein fehlendes Feld BT-10 (Buyer reference). Es dient bei Behörden der Leitweg-ID und ist umsatzsteuerlich keine Pflichtangabe.
Es ist sinnvoll, das Prüfergebnis zusammen mit der Rechnung aufzubewahren. So können Sie später nachvollziehen, dass Sie die Datei geprüft haben. Mehr zur Vorgehensweise lesen Sie im Beitrag E-Rechnung prüfen.
Inhaltliche Prüfung bleibt Pflicht
Eine erfolgreiche Validierung bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung inhaltlich stimmt. Ein falscher Steuersatz oder eine falsche Leistungsbeschreibung fällt keinem Validator auf. Prüfen Sie deshalb wie bisher, ob die Leistung erbracht wurde, ob die Beträge stimmen und ob alle Pflichtangaben enthalten sind.
Was tun bei Fehlern?
Fordern Sie bei Fehlern eine berichtigte Rechnung an. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss laut BMF auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen – mit dem passenden Rechnungstyp. Während der Übergangsfristen ist eine Berichtigung auch ohne E-Rechnung möglich.
Das ist vor allem für Ihren Vorsteuerabzug wichtig. Erhalten Sie nach Ablauf der Übergangsfristen eine sonstige Rechnung, obwohl eine E-Rechnung vorgeschrieben war, kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Wie Sie typische Fehler erkennen und beheben, zeigt der Beitrag E-Rechnung: Fehler beheben.
Sonderfälle beim Empfang
Nicht jede Rechnung, die Sie erhalten, muss eine E-Rechnung sein. Folgende Fälle begegnen Ihnen im Alltag häufig:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen Lieferanten weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen.
- Fahrausweise, etwa Bahntickets, gelten weiterhin als sonstige Rechnung.
- Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen ebenfalls als sonstige Rechnung kommen.
- Rechnungen ausländischer Lieferanten fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht, wenn der Lieferant nicht im Inland ansässig ist.
- Barkäufe über 250 Euro, etwa im Baumarkt, sind nach Ablauf der Übergangsfristen keine Ausnahme. Das BMF schlägt vor, vor Ort zunächst einen Kassenbeleg auszustellen und diesen später durch eine E-Rechnung zu berichtigen, die zum Beispiel per E-Mail kommt.
Für Ihren Prozess heißt das: Sie werden noch längere Zeit beide Welten parallel verarbeiten – Papier und PDF auf der einen, XRechnung und ZUGFeRD auf der anderen Seite. Planen Sie Ihre Abläufe so, dass beide Wege sauber zusammenlaufen.
Empfangene E-Rechnungen richtig aufbewahren
Nach § 14b UStG müssen Sie jede eingehende Rechnung acht Jahre aufbewahren. Für E-Rechnungen gilt zusätzlich:
- Strukturierten Teil sichern: Mindestens die XML-Daten müssen unversehrt in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck reicht nicht.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss die Daten maschinell auswerten können.
- GoBD beachten: Umsatzsteuerlich liegt laut BMF allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß vor. Für andere Zwecke, etwa Buchführung und Abgabenordnung, gelten die GoBD aber weiterhin.
Die E-Mail selbst ist nach Hinweis des FeRD in der Regel nur das Transportmittel und muss nicht gesondert aufbewahrt werden – es sei denn, sie enthält zusätzliche aufbewahrungspflichtige Informationen. Wie Sie ein Archiv sauber aufsetzen, erklären wir im Beitrag E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Checkliste: E-Rechnungen im Alltag empfangen
- Adresse festlegen: Bestimmen Sie ein Postfach für Eingangsrechnungen und teilen Sie es Ihren Lieferanten mit.
- Viewer bereithalten: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien lesen können.
- Prüfschritt einbauen: Validieren Sie jede E-Rechnung und prüfen Sie die Inhalte wie gewohnt.
- Fehler klären: Fordern Sie bei Fehlern eine korrigierte E-Rechnung an.
- Original archivieren: Speichern Sie die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei unverändert, zusammen mit dem Prüfergebnis.
- Kanzlei einbinden: Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, in welcher Form sie die Belege benötigt.
Übrigens: Eine weitergehende elektronische Verarbeitung ist nicht vorgeschrieben. Sie müssen E-Rechnungen also nicht automatisch in Ihre Buchhaltung einlesen. Wer es tut, spart allerdings Zeit beim Abtippen.
So hilft to-e-rechnung.de
Mit to-e-rechnung.de können Sie eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos und ohne Konto anzeigen – die XML-Daten werden dabei als übersichtliche Rechnung dargestellt. Ebenso kostenlos können Sie jede Datei auf Format- und Geschäftsregelfehler prüfen und das Ergebnis für Ihre Unterlagen sichern. Wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen möchten, wandeln Sie bestehende Rechnungen per KI in XRechnung oder ZUGFeRD um und versenden sie über Ihren eigenen SMTP-Server.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es nicht – auch Kleinunternehmer und Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen sind betroffen.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
Ja. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt ein E-Mail-Postfach, ein gesondertes Postfach ist nicht erforderlich. Andere Übermittlungswege wie ein Portal oder eine Schnittstelle können Sie mit Ihren Lieferanten vereinbaren.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Sichtkomponente. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der die Daten übersichtlich darstellt. Auch die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen solchen Viewer an.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen?
Bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmen braucht der Aussteller für eine E-Rechnung nicht Ihre Zustimmung. Sie können eine korrekt ausgestellte E-Rechnung deshalb nicht allein wegen des Formats zurückweisen.
Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?
Umsatzsteuerlich acht Jahre. Dabei muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Daten, unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.