Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die E-Mail der naheliegende Weg, Rechnungen zu verschicken. Daran ändert die E-Rechnungspflicht nichts. Wer eine E-Rechnung per E-Mail versenden möchte, darf das tun und braucht im B2B-Pflichtbereich nicht einmal die Zustimmung des Kunden.
Trotzdem gibt es einiges zu beachten: Was gehört in den Anhang, was in den Begleittext? Wie benennen Sie die Datei? Und wie stellen Sie sicher, dass die Rechnung nicht im Spam-Ordner landet? Dieser Beitrag gibt einen Überblick über Rechtslage und Praxis.
Das Wichtigste in Kürze
- E-Mail ist zulässig: Das BMF nennt sie ausdrücklich als Übermittlungsweg für E-Rechnungen.
- Keine Zustimmung nötig: Für E-Rechnungen an inländische Unternehmer im Pflichtbereich entfällt die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
- Empfänger muss empfangsbereit sein: Ein normales E-Mail-Postfach genügt.
- Die Datei ist die Rechnung: Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil, nicht in den E-Mail-Text.
- Technik zählt: SPF, DKIM und DMARC verbessern die Zustellbarkeit. Ein Sendeprotokoll hilft beim Nachweis.
Rechtlicher Rahmen: E-Mail als Übermittlungsweg
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. Einen Überblick bietet unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 36) nennt mehrere Wege, darunter ausdrücklich die E-Mail. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 zählt auf (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE):
- E-Mail,
- Bereitstellung über ein Downloadportal,
- EDI-Verfahren,
- elektronische Schnittstelle,
- gemeinsamer zentraler Speicher.
Welches Format und welcher Weg im Einzelfall genutzt werden, klären die Vertragsparteien untereinander. Fehlt eine Absprache, ist die E-Mail an die bekannte Rechnungsadresse des Kunden in der Praxis der übliche Weg.
Zustimmung des Empfängers: wann nötig, wann nicht
| Rechnungsart | Zustimmung nötig? |
|---|---|
| E-Rechnung an inländischen Unternehmer (Pflichtbereich) | nein |
| E-Rechnung an Privatkunden | ja, auch stillschweigend möglich |
| Sonstige Rechnung als PDF per E-Mail | ja, auch stillschweigend möglich |
| Papierrechnung | nein |
Für E-Rechnungen im B2B-Pflichtbereich ist die Rechtslage eindeutig: § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG nimmt sie vom Zustimmungserfordernis aus. Ihr Kunde muss die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung reicht dafür ein vorhandenes E-Mail-Postfach (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40).
Was gilt, wenn der Empfänger die Rechnung nicht annimmt?
Lehnt der Empfänger eine E-Rechnung ab oder kann er sie technisch nicht empfangen, hat er keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 42). Sie als Aussteller haben Ihre Pflicht erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die ordnungsgemäße Übermittlung bemüht haben. Als Beispiel für einen Nachweis nennt das BMF ein Sendeprotokoll.
Halten Sie den Versand deshalb nachvollziehbar fest: Wann ging welche Rechnung an welche Adresse?
E-Rechnung per E-Mail versenden: Anhang und Dateiname
Die Datei ist die Rechnung
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz die eigentliche Rechnung, nicht der E-Mail-Text. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 35) müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen in die E-Rechnung eingebettet werden. Ein Link auf eine externe Datei reicht dafür nicht.
Je nach Format sieht der Anhang so aus:
- XRechnung: eine XML-Datei.
- ZUGFeRD: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Beide Teile stecken in einer Datei.
Einige Unternehmen legen einer XRechnung zusätzlich ein PDF zur Ansicht bei. Das ist für den Empfänger bequem. Achten Sie dann darauf, dass beide Dokumente inhaltlich übereinstimmen. Maßgeblich sind die strukturierten Daten. Welches Format für Ihre Kunden passt, erklärt unser Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.
Praktische Regeln für den Anhang
- Eine Rechnung, eine Datei: Jede E-Rechnung sollte als eigene, vollständige Datei vorliegen. So kann der Empfänger sie automatisch verarbeiten.
- Eindeutiger Dateiname: Verwenden Sie die Rechnungsnummer, zum Beispiel
RE-2026-0815.xmloderRE-2026-0815.pdf. Vermeiden Sie Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen. - Keine ZIP-Archive und kein Passwortschutz: Viele Eingangssysteme können solche Anhänge nicht automatisch öffnen.
- Größe im Blick behalten: Eine XML-Rechnung ist meist nur wenige Kilobyte groß. Größere Beilagen wie Fotos oder Pläne können die Nachricht aber stark vergrößern. Beim Versand wachsen Anhänge durch die Kodierung zusätzlich um rund ein Drittel. Mailserver lehnen zu große Nachrichten ab, die Grenzen sind je nach Anbieter unterschiedlich.
- Vor dem Versand prüfen: Eine fehlerhafte Datei kann beim Empfänger abgelehnt werden. Nutzen Sie einen Validator und beheben Sie Fehler vorher.
Mehrere Rechnungen in einer E-Mail?
Die BMF-Schreiben enthalten dazu keine ausdrückliche Regel. Zulässig ist ausdrücklich, dieselbe E-Rechnung mehrfach zu übermitteln, wenn es sich um inhaltlich identische Mehrstücke handelt (Rn. 39). Für eine reibungslose Verarbeitung beim Empfänger ist es in der Praxis meist besser, eine Rechnung pro E-Mail zu verschicken.
Begleittext und Betreff
Der Begleittext hat keine rechtliche Funktion als Rechnung. Er erleichtert dem Empfänger aber die Zuordnung. Bewährt haben sich:
- Betreff mit Rechnungsnummer und Absender, etwa „Rechnung RE-2026-0815 – Muster GmbH“.
- Kurzer Text mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Format.
- Ansprechpartner für Rückfragen.
- Bestell- oder Leitweg-ID im Text, wenn der Kunde sie verlangt. In der Rechnung selbst muss sie trotzdem stehen.
Wichtig: Enthält die E-Mail nur den Transport der Rechnung, muss sie nach den GoBD nicht aufbewahrt werden. Schreiben Sie dagegen steuerlich relevante Absprachen in den Text, etwa einen vereinbarten Nachlass, gehört die E-Mail ins Archiv. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnungen archivieren.
Zustellbarkeit: SPF, DKIM und DMARC
Eine Rechnung, die im Spam-Ordner landet, ist zwar übermittelt, wird aber womöglich nicht bezahlt. Viele E-Mail-Anbieter prüfen deshalb genau, ob ein Absender berechtigt ist. Drei DNS-Einträge Ihrer Domain spielen dabei eine zentrale Rolle:
| Verfahren | Was es tut |
|---|---|
| SPF | legt fest, welche Server E-Mails im Namen Ihrer Domain senden dürfen |
| DKIM | signiert ausgehende E-Mails kryptografisch, damit der Empfänger Echtheit und Unversehrtheit prüfen kann |
| DMARC | sagt dem Empfänger, wie er mit E-Mails umgehen soll, die SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht bestehen, und ermöglicht Berichte |
Weitere Tipps für eine gute Zustellung:
- Über den eigenen Mailserver senden: Rechnungen sollten von Ihrer eigenen Domain und über einen Server kommen, der für diese Domain in SPF und DKIM eingetragen ist.
- Feste Absenderadresse: Eine Adresse wie rechnung@ihre-firma.de lässt sich beim Kunden leicht freigeben.
- Antwortadresse setzen: Rückfragen landen so bei der richtigen Stelle.
- Kopie an sich selbst: Eine Blindkopie an ein eigenes Postfach erleichtert die Nachverfolgung.
- Transportverschlüsselung (TLS) nutzen: Rechnungen enthalten Geschäfts- und teils personenbezogene Daten.
Die Einrichtung der DNS-Einträge übernimmt in der Regel Ihr E-Mail-Anbieter oder Ihre IT-Betreuung.
Peppol und andere Wege
Neben der E-Mail gibt es weitere Übermittlungswege. Das europäische Peppol-Netzwerk verbindet Sender und Empfänger über zertifizierte Zugangspunkte. Viele öffentliche Auftraggeber nutzen Peppol oder eigene Portale. Für den Großteil der Rechnungen zwischen kleinen und mittleren Unternehmen bleibt die E-Mail aber ein einfacher und anerkannter Weg.
Checkliste vor dem Versand
- E-Rechnung im passenden Format erstellt und geprüft.
- Pflichtangaben vollständig im strukturierten Teil.
- Eindeutiger Dateiname mit Rechnungsnummer.
- Richtige Empfängeradresse, ggf. die vom Kunden genannte Rechnungsadresse.
- Betreff und Begleittext mit Rechnungsnummer und Fälligkeit.
- Versand über den eigenen Mailserver mit SPF, DKIM und DMARC.
- Versand dokumentiert und versandte Datei archiviert.
So hilft to-e-rechnung.de
Mit to-e-rechnung.de versenden Sie E-Rechnungen über Ihren eigenen SMTP-Server an Ihre Kunden. Die E-Mail kommt also von Ihrer Domain, und Ihre SPF- und DKIM-Einstellungen greifen. Jeder Versand wird im Versandprotokoll mit Rechnungsnummer, Empfänger, Datei und Zeitpunkt festgehalten. Das Protokoll zeigt, dass Ihr Mailserver die Nachricht angenommen hat, nicht aber, ob sie im Postfach des Empfängers gelesen wurde. Die versandten Dateien speichern wir nicht. Archivieren Sie sie deshalb in Ihrem eigenen System, zum Beispiel über eine Blindkopie an sich selbst. Welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind, sehen Sie unter Preise.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Darf ich eine E-Rechnung einfach per E-Mail verschicken?
Ja. Das BMF nennt die E-Mail ausdrücklich als möglichen Übermittlungsweg für E-Rechnungen. Welcher Weg genau genutzt wird, können die Vertragsparteien untereinander vereinbaren.
Brauche ich die Zustimmung meines Kunden?
Für eine E-Rechnung an einen inländischen Unternehmer im Pflichtbereich nicht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für eine einfache PDF-Rechnung, also eine sonstige Rechnung, ist dagegen die Zustimmung des Empfängers nötig. Sie kann auch stillschweigend erteilt werden.
Zählt der Text in der E-Mail zur Rechnung?
Nein. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Der Begleittext dient nur der Information des Empfängers.
Was passiert, wenn der Empfänger die E-Rechnung nicht öffnen kann?
Der Empfänger hat dann keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, zum Beispiel belegt durch ein Sendeprotokoll.