E-Rechnung Kleinunternehmer: Was gilt seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Viele Selbstständige fragen sich deshalb: Was bedeutet die E-Rechnung für Kleinunternehmer? Die kurze Antwort lautet: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, eigene E-Rechnungen ausstellen müssen sie aber nicht. Diese Ausnahme gilt dauerhaft.

In diesem Beitrag erklären wir, was das genau heißt und welche Angaben Ihre Rechnungen enthalten müssen. Außerdem geht es darum, wann eine freiwillige E-Rechnung sinnvoll sein kann und was passiert, wenn Sie die Umsatzgrenzen überschreiten.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen ist Pflicht: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen von anderen Unternehmern annehmen können. Ein normales E-Mail-Postfach genügt.
• Ausstellen ist freiwillig: Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ verschicken, also auf Papier oder als PDF. Die Regel ist nicht befristet.
• Freiwillige E-Rechnung ist erlaubt: Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung dürfen Sie ohne Zustimmung des Empfängers senden.
• Umsatzgrenzen seit 2025: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.
• Wer die Grenzen überschreitet, fällt unter die allgemeinen Regeln für E-Rechnungen. Dazu gehören auch die Übergangsfristen.

Wer ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung wurde zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Seitdem sind die Umsätze eines Kleinunternehmers steuerfrei. Er weist also keine Umsatzsteuer aus und kann im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen.

Die Befreiung gilt nach § 19 Abs. 1 UStG, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:

Der Gesamtumsatz wird nach § 19 Abs. 2 UStG ermittelt. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben dabei außen vor. Ob die Regelung im Einzelfall passt, sollten Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung klären.

E-Rechnung Kleinunternehmer: Empfangen ist Pflicht

Viele Kleinunternehmer übersehen diesen Punkt: Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen von Rechnungen. Beim Empfang gibt es keine Sonderregel.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt das ausdrücklich klar. Nach Rn. 17 gelten die E-Rechnungsregeln auch dann, wenn der Rechnungsempfänger Kleinunternehmer ist. Ihr Lieferant muss Ihnen also grundsätzlich eine E-Rechnung schicken, sobald für ihn keine Übergangsregel oder Ausnahme mehr greift. Viele Lieferanten tun das schon heute.

Das Schreiben ergänzt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Danach müssen auch Unternehmer, die § 19 UStG anwenden, die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen.

Was „empfangsbereit“ praktisch bedeutet

Die Hürde ist niedrig. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt ein bestehendes E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Damit die Rechnung im Alltag aber auch nutzbar ist, brauchen Sie drei Dinge:

1. Ein Postfach, dessen Adresse Ihre Lieferanten kennen.
2. Eine Möglichkeit, die Rechnung zu lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne passendes Programm sehen Sie nur Programmcode. Mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer machen Sie die Datei ohne Konto lesbar.
3. Eine Ablage für die Aufbewahrung. Eingangsrechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, bei E-Rechnungen mindestens den strukturierten Teil im Originalformat. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zum Archivieren von E-Rechnungen.

Wichtig ist auch: Lehnen Sie eine E-Rechnung ab oder können Sie sie technisch nicht empfangen, haben Sie keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Das ergibt sich aus Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.

Ausstellen: Die dauerhafte Ausnahme nach § 34a UStDV

Für Ihre eigenen Rechnungen gilt eine klare Sonderregel. § 34a Satz 4 UStDV sagt sinngemäß: Die Rechnung eines Kleinunternehmers kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, abweichend von der allgemeinen E-Rechnungspflicht.

Eine „sonstige Rechnung“ ist jede Rechnung, die keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist. Dazu gehören:

• die klassische Papierrechnung,
• ein PDF, das Sie per E-Mail verschicken,
• andere elektronische Formate ohne strukturierten Datensatz nach EN 16931.

Die Vorschrift enthält kein Enddatum. Anders als die Übergangsfristen für andere Unternehmer läuft sie also nicht 2026 oder 2027 aus.

Zustimmung bei PDF-Rechnungen

Eine Feinheit sollten Sie kennen: Wer eine sonstige Rechnung elektronisch verschickt, etwa als PDF per E-Mail, braucht dafür die Zustimmung des Empfängers. Das BMF verlangt dafür keine besondere Form. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, zum Beispiel wenn Ihr Kunde PDF-Rechnungen bisher ohne Einwand bezahlt hat (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22). Papierrechnungen sind ohne Zustimmung zulässig.

Welche Angaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?

Seit 2025 gibt es mit § 34a UStDV eine eigene, vereinfachte Liste von Pflichtangaben. Eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze muss mindestens enthalten:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden,
2. Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
5. das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt,
6. bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht. Für Ihre eigene Buchhaltung und für Rückfragen von Kunden ist eine eindeutige Nummer trotzdem sehr hilfreich. Für eine E-Rechnung ist sie technisch sogar zwingend, denn die Formate verlangen eine Rechnungsnummer.

Für den Hinweis auf die Steuerbefreiung reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung eine eindeutige, auch umgangssprachliche Formulierung, etwa „Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) genügen die Angaben nach § 33 UStDV. Auch dann gehört der Hinweis auf die Kleinunternehmer-Befreiung auf die Rechnung. Die allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten für Kleinunternehmer-Rechnungen in dieser Form nicht.

Freiwillig eine E-Rechnung ausstellen – lohnt sich das?

Sie dürfen als Kleinunternehmer jederzeit freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 22) brauchen Sie dafür keine Zustimmung des Empfängers.

Gründe, die dafür sprechen können:

• Wünsche großer Kunden: Unternehmen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung bevorzugen strukturierte Daten. Manche verlangen sie vertraglich.
• Öffentliche Auftraggeber: Bund, Länder und viele Kommunen verlangen bei Aufträgen eine XRechnung, oft mit Leitweg-ID. Das folgt aus dem Vergabe- und E-Rechnungsrecht der öffentlichen Hand, nicht aus dem Umsatzsteuergesetz. Die Leitweg-ID gibt dabei das Ziel der Rechnung in der Verwaltung an.
• Vorbereitung auf Wachstum: Wer absehbar über die Umsatzgrenzen kommt, hat die Abläufe dann schon eingeübt.

Worauf Sie bei einer freiwilligen E-Rechnung achten

Eine freiwillige E-Rechnung muss die technischen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Für Kleinunternehmer sind dabei vor allem diese Punkte wichtig:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen. In der Steueraufschlüsselung wird in der Praxis meist die Kategorie für steuerbefreite Umsätze verwendet. Dazu kommt ein Befreiungsgrund mit Hinweis auf § 19 UStG.
• Steuernummer oder USt-IdNr. angeben. Die XRechnung verlangt bei steuerbefreiten Umsätzen eine Steuerkennung des Verkäufers (Geschäftsregel BR-DE-16).
• Datei prüfen, bevor Sie sie versenden. Typische Fehlermeldungen und ihre Lösung erklären wir im Beitrag Häufige Fehler in E-Rechnungen.

Wenn Sie die Grenze überschreiten

Überschreiten Sie die Umsatzgrenzen, entfällt die Steuerbefreiung. Damit endet auch die Sonderregel des § 34a UStDV. Bei der 100.000-Euro-Grenze geschieht das schon im laufenden Jahr. Für Ihre Rechnungen an andere Unternehmer gelten dann die allgemeinen Regeln mit den gesetzlichen Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

Für Leistungen an Privatkunden gibt es auch dann keine E-Rechnungspflicht. Einen Überblick über alle Fristen gibt unser Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Praxis-Checkliste für Kleinunternehmer

• E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
• Werkzeug zum Lesen von XML-Rechnungen bereithalten.
• E-Rechnungen im Originalformat acht Jahre lang geordnet aufbewahren.
• Eigene Rechnungsvorlage mit allen Angaben nach § 34a UStDV prüfen.
• Bei PDF-Versand an Geschäftskunden auf (stillschweigende) Zustimmung achten.
• Umsätze im laufenden Jahr im Blick behalten, besonders in der Nähe der 100.000-Euro-Grenze.

So hilft to-e-rechnung.de

Mit to-e-rechnung.de können Sie eingehende E-Rechnungen kostenlos und ohne Konto anzeigen und prüfen. Möchten Sie freiwillig E-Rechnungen ausstellen, wandelt unser Dienst Ihre bestehende PDF-, Bild- oder Office-Rechnung per KI in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei um. Das Ergebnis der Umwandlung sollten Sie vor dem Versand kontrollieren, denn die KI kann sich bei unklaren Vorlagen irren. Bitte beachten Sie: to-e-rechnung.de speichert keine Rechnungsdateien und ist kein Archiv. Für die Aufbewahrung brauchen Sie eine eigene Ablage oder ein Dokumentenmanagementsystem.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.