E-Rechnungspflicht 2025–2028: Fristen, Übergangsregeln, To-dos

Die E-Rechnungspflicht verändert seit 2025 die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland. Sie kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen: Zuerst mussten alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, danach folgt die Pflicht zur Ausstellung. Die nächste Stufe steht unmittelbar bevor – zum 1. Januar 2027 läuft die erste Übergangsfrist aus.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fristen gelten, für wen die Übergangsregeln greifen, welche Ausnahmen bestehen und was Sie jetzt konkret vorbereiten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfang seit 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
• Ausstellung ab 2027: Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.
• Ausstellung ab 2028: Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle Unternehmen.
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst.
• Zulässige Formate: Eine E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung.

Was die E-Rechnungspflicht rechtlich bedeutet

Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Danach ist eine Rechnung bei Leistungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind, grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich.

Wichtig ist der Begriff selbst: Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere – Papier, aber auch eine PDF per E-Mail – ist eine „sonstige Rechnung". Was genau eine E-Rechnung ausmacht, erklären wir ausführlich im Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.

Die Einzelheiten hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in zwei Schreiben festgelegt: im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und im ergänzenden zweiten Schreiben vom 15. Oktober 2025. Das zweite Schreiben passt unter anderem den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an und präzisiert, wie Fehler in E-Rechnungen einzuordnen sind.

Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie erlauben dem Rechnungsaussteller, für eine begrenzte Zeit noch sonstige Rechnungen zu verwenden. Die folgende Tabelle fasst die Stufen zusammen:

Stufe 1: Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025

Seit Anfang 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ausnahmen sieht die Finanzverwaltung nicht vor. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer, Vermieter und andere Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen also kein spezielles Portal. Sie sollten aber sicherstellen, dass Sie die XML-Dateien lesen, prüfen und richtig archivieren können. Wie das im Alltag funktioniert, lesen Sie im Beitrag E-Rechnungen empfangen.

Stufe 2: Ausstellung ab dem 1. Januar 2027

Für Leistungen, die Sie 2026 ausführen, dürfen Sie noch Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen verschicken. Achten Sie dabei auf den Gesetzeswortlaut: Die Übergangsregel für 2026 setzt voraus, dass Sie die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermitteln. Wer eine Leistung aus Dezember 2026 erst im Januar 2027 abrechnet, sollte vorab prüfen, ob dann bereits eine E-Rechnung nötig ist.

Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 gilt: Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, müssen Sie im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter, dürfen Sie 2027 noch sonstige Rechnungen nutzen.

Stufe 3: Ausstellung ab dem 1. Januar 2028

Für Leistungen ab 2028 enden die Übergangsregeln. Dann müssen grundsätzlich alle Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen – sofern keine der unten genannten Ausnahmen greift.

Welcher Umsatz für die 800.000-Euro-Grenze zählt

Maßgeblich ist nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Rechnungen über Leistungen aus 2027 kommt es also auf den Gesamtumsatz 2026 an.

Der Gesamtumsatz ist nicht automatisch identisch mit dem Umsatz laut Gewinnermittlung. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen, Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Das BMF stellt außerdem klar:

• Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Gesamtumsatz des gesamten Organkreises.
• Bei einer Gutschrift kommt es auf den Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers an.
• Stellt ein Dritter die Rechnung im Namen des Unternehmers aus, zählt der Gesamtumsatz des Auftraggebers.

Liegen Sie knapp an der Grenze, sollten Sie die Berechnung mit Ihrer Steuerberatung abstimmen. Ein Wechsel auf E-Rechnungen ist ohnehin jederzeit freiwillig möglich.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht und beide Seiten im Inland ansässig sind. Folgende Fälle sind ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV), sind ebenfalls ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen nach § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Eine E-Rechnung an Endverbraucher ist nur mit deren Zustimmung zulässig.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanzdienstleistungen oder Wohnungsvermietungen, lösen keine Rechnungspflicht aus und damit auch keine E-Rechnungspflicht.
• Grenzüberschreitende Leistungen, bei denen Leistender oder Empfänger nicht im Inland ansässig ist, sind nicht erfasst.

Zwei Punkte werden häufig übersehen. Erstens: Die Ausnahmen betreffen nur die Ausstellung. Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen können. Zweitens: Wer als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechselt, ist ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen ebenfalls zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Auch Barzahlungen sind keine Ausnahme. Das BMF nennt als Beispiel den Materialeinkauf im Baumarkt über 250 Euro: Nach Ablauf der Übergangsfristen ist auch hier eine E-Rechnung auszustellen.

Welche Formate die E-Rechnungspflicht erfüllen

Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Laut BMF erfüllen insbesondere diese Formate die Anforderungen:

• XRechnung, ein reines XML-Format. Derzeit gilt die Versionslinie XRechnung 3.0.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (international Factur-X), ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Darüber hinaus können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, etwa ein EDI-Verfahren. Voraussetzung ist, dass sich alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format übertragen lassen.

Welches der beiden Hauptformate für Sie besser passt, vergleichen wir im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?.

Was bei fehlerhaften E-Rechnungen gilt

Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet zwei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei verletzt die technischen Vorgaben des Formats. Dann liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, kann das den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden.
• Geschäftsregelfehler: Die Datei ist technisch lesbar, verstößt aber gegen eine inhaltliche Prüfregel, etwa durch ein fehlendes Feld. Betrifft der Fehler keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich.

Zusätzlich gilt: Eine technisch fehlerfreie Datei kann trotzdem inhaltlich falsch sein, zum Beispiel bei einem falschen Steuersatz. Eine Validierung ersetzt also nicht die inhaltliche Kontrolle.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD haben die strukturierten XML-Daten Vorrang vor dem PDF-Bild. Weichen beide voneinander ab, sind die XML-Daten maßgeblich.

To-do-Liste: So bereiten Sie sich jetzt vor

Bis zum Jahreswechsel bleiben nur noch wenige Wochen. Diese Schritte helfen Ihnen, die E-Rechnungspflicht strukturiert umzusetzen:

1. Umsatzgrenze prüfen: Ermitteln Sie Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, brauchen Sie für Leistungen ab 2027 E-Rechnungen.
2. Empfang sicherstellen: Legen Sie fest, an welche Adresse Lieferanten E-Rechnungen senden, und teilen Sie diese mit.
3. Kundenstamm sichten: Unterscheiden Sie zwischen Unternehmen, Privatkunden und ausländischen Kunden. Nur inländische Unternehmenskunden sind von der Pflicht betroffen.
4. Format wählen: Entscheiden Sie, ob Sie XRechnung, ZUGFeRD oder beides anbieten. Fragen Sie wichtige Kunden nach ihren Vorgaben.
5. Prozess anpassen: Klären Sie, wie Ihre Rechnungen künftig erzeugt, geprüft und versendet werden – aus der Buchhaltungssoftware oder per Umwandlung bestehender Rechnungen.
6. Archivierung regeln: Bewahren Sie bei E-Rechnungen mindestens den strukturierten Teil acht Jahre unverändert auf.
7. Testen: Erstellen Sie einige Testrechnungen und prüfen Sie diese vor dem Versand mit einem Validator.

So hilft to-e-rechnung.de

Mit to-e-rechnung.de wandeln Sie bestehende Rechnungen als PDF, Bild oder Office-Datei per KI in eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung um – direkt im Browser. Jede erzeugte Datei können Sie vor dem Versand prüfen; das Prüfen und Anzeigen von E-Rechnungen ist auch ohne Konto kostenlos. Auf Wunsch versenden Sie die E-Rechnungen über Ihren eigenen SMTP-Server direkt an Ihre Kunden. So können Sie die E-Rechnungspflicht umsetzen, ohne Ihre bisherige Rechnungssoftware sofort austauschen zu müssen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.