Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG: Checkliste

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für Ihren Kunden ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug, für Sie ein Beleg gegenüber dem Finanzamt. Fehlen Pflichtangaben, kann das teure Rückfragen auslösen. Diese Checkliste fasst die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG zusammen, erklärt die Sonderfälle und zeigt, was mit der Einführung der E-Rechnung zusätzlich zu beachten ist.

Das Wichtigste in Kürze

• § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG nennt zehn Pflichtangaben, zwei davon nur für Sonderfälle.
• Für besondere Umsätze wie Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferungen verlangt § 14a UStG zusätzliche Angaben.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern haben vereinfachte Anforderungen (§§ 33 bis 34a UStDV).
• Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen.
• Fehlende oder falsche Angaben lassen sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen.

Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG: die Checkliste

Die folgende Tabelle listet alle Pflichtangaben auf. Die rechte Spalte nennt das Feld der europäischen Norm EN 16931, in dem die Angabe in einer E-Rechnung typischerweise steht. Sie orientiert sich an der Mapping-Tabelle der KoSIT.

Die Angaben im Detail

Name und Anschrift

Beide Parteien müssen vollständig mit Namen und Anschrift genannt sein. Nach § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich Name und Anschrift anhand der Bezeichnungen in der Rechnung eindeutig feststellen lassen. Abkürzungen oder Schlüsselzahlen sind nach § 31 Abs. 3 UStDV erlaubt, wenn ihre Bedeutung eindeutig festgelegt ist und die erläuternden Unterlagen bei beiden Seiten vorliegen.

Steuernummer oder USt-IdNr.

Anzugeben ist entweder die Steuernummer vom Finanzamt oder die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen ist zusätzlich die USt-IdNr. des Leistungsempfängers erforderlich (§ 14a UStG).

Rechnungsnummer

Die Nummer muss die Rechnung einmalig identifizieren. Sie darf aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, zum Beispiel getrennt nach Jahren oder Standorten. Entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird.

Leistungszeitpunkt

Viele Rechnungen enthalten nur das Rechnungsdatum. Das reicht nicht, wenn der Leistungszeitpunkt davon abweicht. Als Leistungszeitpunkt genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Das BMF bestätigt, dass dies auch bei E-Rechnungen gilt. So lassen sich mehrere Leistungen eines Monats in einer Sammelrechnung abrechnen.

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

Das Entgelt ist nach Steuersätzen getrennt auszuweisen. Bei einer Steuerbefreiung muss die Rechnung einen Hinweis darauf enthalten. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonti oder Boni sind ebenfalls anzugeben, sofern sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt sind.

Zusätzliche Angaben in Sonderfällen nach § 14a UStG

In bestimmten Fällen genügt die Standard-Checkliste nicht. § 14a UStG verlangt dann ergänzende Angaben:

• Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers): Die Rechnung muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Das gilt sowohl für Inlandsfälle nach § 13b UStG als auch für bestimmte Leistungen in anderen EU-Staaten.
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Anzugeben sind die USt-IdNr. des Lieferanten und des Abnehmers. Die Rechnung ist bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen.
• Reiseleistungen: Erforderlich ist die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“.
• Differenzbesteuerung: Je nach Fall „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“.
• Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft: Hinweis auf das Dreiecksgeschäft und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers.

In den Fällen von Reverse Charge und Dreiecksgeschäft entfällt der gesonderte Steuerausweis.

Vereinfachungen: Kleinbetrag, Fahrausweis, Kleinunternehmer

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bei einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro genügen nach § 33 UStDV:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung,
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Die Vereinfachung gilt nicht für Fernverkäufe nach § 3c UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Fälle. Kleinbetragsrechnungen dürfen stets als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch auf Papier.

Fahrausweise

Fahrausweise gelten nach § 34 UStDV als Rechnung, wenn sie unter anderem Name und Anschrift des Beförderungsunternehmers, das Ausstellungsdatum, das Entgelt mit Steuerbetrag in einer Summe und, außer beim ermäßigten Steuersatz für bestimmte Beförderungen, den Steuersatz enthalten.

Rechnungen von Kleinunternehmern

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG regelt § 34a UStDV die Rechnungsangaben. Statt Steuersatz und Steuerbetrag enthält die Rechnung das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Auch diese Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Details lesen Sie im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was bei E-Rechnungen zusätzlich gilt

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz zwischen E-Rechnung und sonstiger Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Für die Pflichtangaben ergeben sich drei Besonderheiten:

1. Alles im strukturierten Teil: Nach Auffassung des BMF müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage mit den Pflichtangaben reicht nicht. Ergänzende Informationen wie Stundennachweise dürfen aber als Anhang beigefügt werden.
2. XML hat Vorrang: Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gelten bei Abweichungen die Daten des strukturierten Teils.
3. Leistungsbeschreibung: Die Angaben im strukturierten Teil müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen.

Leitweg-ID ist keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe

Bei Rechnungen an Behörden des Bundes verlangt § 5 der E-Rechnungsverordnung zusätzliche Angaben, darunter die Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Diese Angaben stammen aus dem Vergaberecht, nicht aus dem UStG. Zwischen Unternehmen wird keine Leitweg-ID benötigt. Mehr dazu im Beitrag Leitweg-ID.

Häufige Fehler bei den Pflichtangaben

In der Praxis fehlen selten exotische Angaben. Meist sind es Kleinigkeiten, die beim Erstellen der Vorlage übersehen wurden:

• Leistungsdatum fehlt: Viele Vorlagen enthalten nur das Rechnungsdatum. Geben Sie den Leistungszeitpunkt ausdrücklich an. Fallen beide zusammen, schafft ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ Klarheit.
• Unklare Leistungsbeschreibung: Bezeichnungen wie „Dienstleistung“ oder „Material“ reichen nicht. Die Leistung muss sich eindeutig feststellen lassen.
• Steuerbefreiung ohne Hinweis: Wer steuerfrei abrechnet, muss auf die Befreiung hinweisen. Eine Rechnung ohne Steuerausweis und ohne diesen Hinweis ist unvollständig.
• Reverse Charge ohne Pflichtvermerk: Der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ fehlt oder wird durch eine eigene Formulierung ersetzt.
• Veraltete Kundendaten: Name oder Anschrift des Kunden haben sich geändert, die Stammdaten wurden aber nicht angepasst.
• Abweichung zwischen PDF und XML: Bei ZUGFeRD-Rechnungen enthält die sichtbare Ansicht die Angabe, die XML aber nicht. Maßgeblich ist der strukturierte Teil.

Gerade der letzte Punkt zeigt, warum ein Blick auf die PDF-Ansicht bei E-Rechnungen nicht genügt.

Fehlende Pflichtangaben: Folgen und Berichtigung

Für den Vorsteuerabzug braucht der Leistungsempfänger eine Rechnung, die den Anforderungen der §§ 14, 14a UStG entspricht. Fehlt eine Pflichtangabe, sollte er eine berichtigte Rechnung anfordern.

Die Berichtigung regelt § 31 Abs. 5 UStDV. Sie muss sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, ist nach Auffassung des BMF auch die Berichtigung als E-Rechnung auszustellen.

Eine technische Validierung hilft, fehlende Angaben früh zu erkennen. Sie ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung. Wie Sie dabei vorgehen, erklärt der Beitrag E-Rechnung prüfen.

So hilft to-e-rechnung.de

Beim Umwandeln einer Rechnung mit dem Konverter liest die KI die vorhandenen Angaben aus und fragt gezielt nach, wenn etwas fehlt. Jede erzeugte E-Rechnung wird vor dem Download technisch geprüft. Empfangene E-Rechnungen können Sie kostenlos und ohne Konto validieren und anzeigen, um die Pflichtangaben im strukturierten Teil zu kontrollieren.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.